Você já ouviu falar do conceito de 80/20?
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Você já ouviu falar do conceito de 80/20?

Você já ouviu falar do conceito de 80/20?


Se já conhece, você está em vantagem aqui.
Se ainda não conhece, vou começar explicar essa teoria para você.


Por volta de 1890, um italiano, matemático e economista percebeu que um PEQUENO NÚMERO das vagens em seu jardim PRODUZIA A MAIOR PARTE das ervilhas. Ele ficou instigado e, sabendo que não se tratava de coincidência, foi estudar esses números. Pareto percebeu a mesma distribuição em outras áreas da vida.


Ervilhas. Produtividade. Riqueza. Investimentos. Resultados. Economia. Tudo foi se encaixando enquanto ele analisava. O italiano criou então o que chamamos de Princípio de Pareto, ou TEORIA DOS 80/20.


Você sabia que 80% das consequências derivam de 20% das causas? Estudos provaram que 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços. Aproximadamente 80% do lucro das companhias são impacto das vendas de 20% dos produtos.


Utilizando esse princípio, se você parar para analisar o seu dia, provavelmente, uma pequena parcela das suas atividades é responsável por gerar 80% dos seus resultados.


Então, quanto mais você se concentrar nessas atividades, mais resultados terá.
Como Steve Jobs dizia: “Foque nos 20% das atividades que produzem os melhores resultados. Menos é mais”.



Neste blog, vou me aprofundar mais nessa teoria, mas resumindo...
80/20 é focar no que é importante e eliminar ou encontrar formas diferentes de fazer aquilo que não é.




Vamos começar falando sobre “FOCAR NO QUE É IMPORTANTE!”.


Muito tem sido falado sobre as pessoas de sucesso serem realizadoras. Realizar e fazer realmente acontecer envolve uma série de habilidades, certo?


Observo uma habilidade que se destaca entre as pessoas realizadoras:
O FOCO NAQUILO QUE É IMPORTANTE.


Faça uma pausa para reflexão:

Como é a sua rotina? Como é o seu dia a dia?


A pergunta que considero crucial nessa reflexão:
Quando chega ao fim do dia, você tem a sensação de que fez exatamente o que precisava ser feito?
Aquelas atividades que eram realmente importantes você conseguiu executar e colocar em prática?



Antes de você concluir algo com essa reflexão, vamos tentar entender “O QUE É IMPORTANTE”.


Percebo com meus clientes, e pessoas com quem convivo, que muitas têm dificuldade em entender essa classificação do que IMPORTA DE VERDADE. Para definir o que é importante, costumo analisar 3 aspectos:
Valores e propósito, metas pessoais e metas profissionais.


Vou te dar alguns exemplos meus para facilitar a sua reflexão:


Um dos meus valores é FAMÍLIA, o que significa que para mim é importante, durante a minha rotina, ter tempo de qualidade para almoçar com os meus filhos, fazer uma pausa para falar sobre como foi o dia, jantar com meu marido, momentos sem preocupações, estando realmente presente ao lado deles.


Outro valor que tenho é APRENDIZAGEM. Eu adoro aprender, adoro ler e adoro ouvir livros. Isso faz eu me sentir viva, por isso na minha rotina costumo estudar uma média de 8 horas semanais. Faço isso porque está alinhado a esse meu valor!



Agora falando de PROPÓSITO… O meu propósito pessoal é:
AJUDAR AS PESSOAS A VIVEREM MELHOR POR MEIO DO MEU CONHECIMENTO.


Então, alinhada ao meu propósito, procuro escrever blogs, gravar podcast, desenvolver treinamentos e realizar processos de coaching, além de algumas outras formas, com essa intenção de AJUDAR PESSOAS. Eu organizo toda a minha rotina pensando no meu propósito, na minha missão de vida.


Se ainda não tem esses dois pontos bem claros, reserve um momento para realizar essa reflexão.


Pergunte-se:
Quais são os seus valores?
Qual é o seu propósito, a sua missão de vida?




Agora, vamos falar da segunda categoria: o assunto é entender o que importa, as suas METAS PESSOAIS.


Uma técnica que facilita muito a traçar metas pessoais é a RODA DA VIDA. Esse instrumento quase onipresente nos processos de coaching, surgiu na década de 1960, criado pelo americano Paul J. Meyer. Ele é super-reconhecido por seus livros motivacionais e continua ativo, palestrando sobre o tema.


A estrutura da roda da vida é como um gráfico de pizza. Um grande círculo, com separações que representam cada área fundamental da vida, como relacionamentos, carreira, espiritualidade, saúde, finanças e por aí vai…


A pessoa classifica as áreas pontuando nessa roda de acordo com o seu nível de satisfação com cada uma dessas.


Se você avaliou determinada área com uma pontuação baixa e quer mudar esse cenário, se aquele campo é uma prioridade para você, pode então estabelecer algumas metas pessoais para mudar esse quadro.



Veja abaixo e entenda melhor como funciona.



Roda da Vida

 

E, fechando então as categorias do que é importante, temos as METAS PROFISSIONAIS.


Pensando em dois cenários…


Cenário 1 – Você sabe o que importa profissionalmente.
Conhece os objetivos deste ano e já fez o break down (quebra) em metas semestrais, trimestrais, mensais, semanais, etc.


Cenário 2 – Você ainda não sabe o que é importante para você em termos de carreira.


A ideia deste podcast não é criar uma metodologia para definir objetivos, mas vamos falar sobre isso, rapidamente, apenas para te ajudar.


Se você ainda não definiu seus objetivos e metas, procure imaginar um cenário futuro, como você se vê em 3 anos. Depois, faça uma lista do que você precisaria fazer nos próximos 2 anos para chegar lá em 3 anos. Feito isso, crie uma nova lista com as atividades que precisaria fazer no primeiro ano para atingir esses objetivos.


E, por fim, comece a criar as suas metas com base nessas ações. Crie metas trimestrais, depois vá dividindo nos 3 meses que compõem o trimestre, depois as 4 semanas, etc. Faça isso até que tenha bem claras as ações mais importantes para a 1ª semana, o 1º mês e assim por diante.


Falando sobre o que é importante e sobre prazos, existe também uma ferramenta interessante que trabalha exatamente esse tema, a Matriz de Eisenhower.


Esse ex-presidente dos Estados Unidos dizia o seguinte:
“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”

“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.”


Existe uma grande diferença entre importante e urgente.
Importantes são aquelas tarefas relacionadas aos seus objetivos. Urgentes são aquelas que têm prazo, acontecem até certa data ou não acontecem mais (pelo menos, não da melhor maneira).


É como um plano cartesiano, são quatro quadrantes. O eixo horizontal representa “urgência” e o vertical “importância”. Às vezes, uma tarefa tem natureza dupla. Não é uma ciência exata, então você decide qual peso dar a cada uma delas.


Veja abaixo e entenda melhor como funciona.



Matriz de Eisenhower

 

Voltando ao tema principal, a teoria dos 80/20.
O primeiro passo era entender o que é importante, certo?
Acho que ficou mais claro para quem ainda não conhecia o conceito.


Agora que você já sabe o que é mais importante para você, vamos praticar…


Imagine ou, se for possível nesse momento, desenhe em um papel duas colunas. Na primeira coluna estarão as atividades com 80% de impacto e resultado e na outra estarão as 20%.


Como essa etapa é fundamental, vou te dar alguns exemplos mais específicos sobre as questões profissionais.


Tente identificar:
Quem são os seus clientes 80? – aqueles que te dão maior resultado.
Quais são os seus produtos 80? – produtos ou serviços que geram maior lucro, maior impacto.


Ou, se você tem outro tipo de atividade que não é venda…
Qual é o seu maior valor agregado, o que você tem de habilidade?


Ou, se o seu serviço está relacionado ao cliente interno…
O que, na atividade que você exerce, gera impacto maior para a empresa ou para sua área?



Se sentir dificuldade nesse exercício, procure conversar com o seu chefe ou com pessoas de business similares.
Faça uma análise de dados para entender quais são os clientes 80, os produtos 80 ou o que você executa que agrega mais aos resultados.


Agora, na coluna 20, separe as outras atividades que você faz no dia a dia, que muitas vezes são importantes, aquelas que não trazem grandes resultados. Aqui estão os clientes menores, os serviços que trazem pouca lucratividade, o retrabalho, aquilo que faz você perder muito tempo e gera menor impacto.


O próximo passo é explorar o tema PLANEJAMENTO.

Não tem jeito, o planejamento é fundamental. É incrível a quantidade de pessoas que eu conheço que acham planejar uma perda de tempo, ou às vezes não acham que é perder tempo, mas estão vivendo na correria e acabam tendo a crença de que, se pararem para planejar, vão demorar muito e não fazem.


Acontece aí o EFEITO CASCATA. A pessoa nunca vai ter tempo mesmo, porque o que define a agenda nessa situação são as atividades mais urgentes ou aquilo que os outros definem como importante.


Existem inúmeros gurus, frases famosas e fontes diferentes falando sobre isso.

Steven Covey, em seu “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, conta a história de um lenhador que está constantemente a cortar árvores, mas não para um segundo para afiar a serra porque está concentrado exclusivamente em trabalhar. O planejamento aqui seria “afiar a serra”: conseguindo ser mais produtivo, melhorando as suas técnicas de produção, é possível ser mais eficiente, melhorar a qualidade do seu trabalho.


Então, concluímos: você deve ter de 1 a 3 objetivos no máximo.
Você deve estar se perguntando: “Adriana, mas só três não é pouco?”.


Não, temos a tendência de sermos otimistas e programarmos milhares de coisas para fazer. Aí acabamos nos enrolando o dia inteiro e não colocamos em prática o que é importante DE VERDADE.


Existe uma frase em inglês de que eu gosto muito:
LESS IS MORE, que significa MENOS É MAIS.


É melhor manter o foco em três objetivos, ou até menos, que sejam realmente importantes, do que ter uma série de coisas e não dar conta. Você precisa focar nas suas metas!


Quanto menos metas, melhor, pois mais foco você vai conseguir ter.
Quando o seu cérebro está focado, maiores são as chances de que as expectativas se realizem.


Faça um teste:

Na primeira hora do dia, ou antes de dormir no dia anterior, pegue a sua lista de valores e propósitos, reveja suas metas pessoais e profissionais (uma boa forma de visualizar isso é criar um quadro ou ter fácil acesso a todas essas informações, mesmo que seja no seu celular) e defina as três tarefas mais importantes para executar naquele dia.


Aplique o tema principal deste podcast, o conceito de 80/20.

Foco nos 20% de atividades que geram 80% do resultado importante, as atividades de maior impacto.
Pode ser visitar o cliente que é 80 ou criar formas de vender mais aquele produto que é 80.



Observação importante:

Tenha um olhar crítico sobre a lista das atividades 20. Veja o que pode eliminar, o que pode delegar para outra pessoa e o que fazer de forma mais simples. A criatividade aqui é imprescindível! É para sair mesmo do piloto automático e tratar de forma diferente essas atividades 20 de baixo impacto.



Então, recapitulando…


– Já entendemos o que é mais importante.
– Fizemos duas listas classificando o que é 80 e o que é 20.
– Definimos o TOP 3 dessa lista de maior impacto para o dia seguinte.


Agora, é hora de começar o dia. Colocar em prática as ações que você listou!


Como uma querida professora falava: “haja o que hajar”, aconteça o que acontecer…
Foque e execute os 3 itens da coluna 80 que planejou para o dia.


Sei que nos concentramos nas questões profissionais, mas também vale para questões pessoais, ok? Às vezes, nos envolvemos nas tarefas rotineiras como, por exemplo, deixar a casa toda arrumada, até alcançar o impecável, e esquecemos que ter um tempo de qualidade com filhos, marido ou esposa era o mais importante.


A gente se envolve na lista de tarefas e esquece o que é prioridade, como a saúde.


Então, é isso. Mantenha-se firme rumo aos seus objetivos e metas!
Tenha sempre em mente o que é 80 para você, tanto pessoalmente quanto profissionalmente.


Acredite:
Quando estamos alinhados aos nossos valores, à nossa missão e ao que realmente importa...
NOS SENTIMOS MUITO BEM!

 

Esse artigo é uma adaptação do podcast PRODUTIVIDADE - acesse a série completa clicando aqui!



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