PRODUTIVIDADE – Como gerenciar e-mails?
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PRODUTIVIDADE – Como gerenciar e-mails?

O gerenciamento de e-mails está se tornando a cada dia um desafio maior.
Algumas pessoas usam técnicas que funcionam, outras têm técnicas que não funcionam e existem aquelas que não usam técnica alguma. O importante é que você desenvolva a que melhor se ajusta a você.


Eu desenvolvi a minha própria técnica e talvez você possa aproveitar uma dica ou outra para criar uma forma que seja eficiente na sua rotina.



PREMISSAS PARA TER UMA TÉCNICA EFICIENTE


– Caixa de entrada zerada (vazia)


Eu gosto de ter "nada" na caixa de entrada, porque isso me dá sensação de tranquilidade.
Para mim, uma caixa de e-mails cheia de não lidos equivale a uma série de pendências.
A sensação de ter muitas pendências drena a minha energia.
Então é simples: caixa de entrada sempre igual a zero.


– Fazer no dia o que é preciso ser feito


Para mim isso é essencial porque o compromisso é um dos meus valores fundamentais.
Se algo precisa ser feito naquele dia ou se prometi fazer naquela data, me organizo para garantir que será feito.


– Acesso rápido ao que é importante


Cada minuto para mim é supervalorizado. Repito: super-ultra-hipervalorizado.
Então, facilidade é outro lema que carrego. Quando tenho 20 minutos para resolver os e-mails que precisam ser respondidos ou encaminhados, gosto de saber exatamente onde os encontrar e não ficar lendo uma lista gigante de e-mails com bandeirinhas vermelhas e decidir o que preciso resolver.


– Ler com atenção o que exige atenção


Cada tema requer um tipo de ação. Para alguns temas, basta encaminhar; para outros, é preciso responder; existem ainda aqueles que precisam de atenção, leitura, entendimento do que está sendo dito, registro da informação…
Esta é outra premissa fundamental: dedicar tempo de qualidade e com tranquilidade para ler com atenção determinados e-mails com assuntos específicos.



COMO COLOCAR AS PREMISSAS EM PRÁTICA?


Vamos entender passo a passo como você pode organizar seus e-mails. Para isso, vou dar dicas sobre o que funciona para mim, mas lembrando sempre que é importante testar e entender se ela funciona para o seu dia a dia, combinado?


Com base na minha premissa de ZERO E-MAILS NA CAIXA DE ENTRADA, o que eu faço é ter uma série de pastas para organizar minhas mensagens à medida que chegam. Exemplos:


HOJE – o que preciso resolver naquele dia (a ser revisado logo pela manhã).


MAIS TARDE – depois de analisar a pasta HOJE, o que não resolvi imediatamente transfiro para esta pasta e resolvo no final daquele mesmo dia.


SEGUNDA – TERÇA – QUARTA – QUINTA – SEXTA – SÁBADO e DOMINGO – quando chegam os e-mails ou quando os organizo no início da semana, aloco cada assunto nos dias da semana ou no final de semana.


ESTA SEMANA – e-mails que podem esperar (para resolver no decorrer da semana ou informações que precisam ser arquivadas).


PRÓXIMA SEMANA – utilizo esta pasta especificamente quando estou trabalhando na pasta ESTA SEMANA. São os assuntos que podem ser transferidos para a semana seguinte.


LER SEMANA – assunto para ser lido com bastante atenção – ainda durante a semana.


LER CURIOSIDADE – geralmente, são os conteúdos que não têm urgência, que não estão relacionados diretamente ao trabalho. Ex.: fonte de conhecimento, curiosidades e entretenimento.



MINHA ROTINA PARA GERENCIAR OS E-MAILS NO DIA A DIA – 5 ETAPAS


1 – Primeira coisa quando começo o dia: ZERAR A CAIXA DE ENTRADA.
Apesar de sempre deixar a caixa zerada, pela noite, aparecem os e-mails noturnos ou de pessoas de outros países.
Minha premissa para não ter a sensação de pendências é alocar e manter tudo na sua devida pasta.


2 – Não é exatamente sobre e-mails: MINHA MANHÃ É HORÁRIO NOBRE.
É durante a manhã que eu trabalho nos textos e artigos que preciso escrever, nos conteúdos para os cursos e as palestras, nas propostas e nos projetos, etc.
Tenho uma rotina de 3 a 4 horas de criação antes de responder os e-mails da pasta de hoje.
Funciona para mim; descubra qual é a melhor opção para você.


3 –E-MAILS DO DIA

Momento de focar nos assuntos do dia.
Primeiro, vou naquele dia da semana, por exemplo, PASTA QUINTA e transfiro tudo para a PASTA HOJE.
Entro na caixa hoje e existem 3 ações possíveis: RESPONDO, ENCAMINHO ou passo para a pasta MAIS TARDE.
Os assuntos que ainda precisarei fazer algum tipo de follow up, respondo com cópia para mim e, quando chegam, já passo para a pasta ESTA SEMANA.


4 – VIDA QUE SEGUE…

Tenho o hábito de agendar reuniões e sessões de coaching no período da tarde. Assim, toda a parte de trabalho pensante ou no computador já foi realizada.
Durante o dia inteiro os e-mails continuam chegando. O que ainda precisa ser resolvido naquele dia vai para a pasta MAIS TARDE e os outros eu vou alocando para as PASTAS DOS DIAS SEGUINTES.


5 – PARA ENCERRAR

No final do dia, reviso a pasta MAIS TARDE e organizo a minha lista de atividade para o dia seguinte.
Como comentei, o período da manhã é HORÁRIO NOBRE e fazer lista de “to dos” pela manhã rouba muito do meu tempo precioso.


Vamos falar de listas em outra ocasião, mas o que faço é revisar os e-mails para o dia seguinte – que estão na pasta do dia da semana correspondente – e ver o que exigirá tempo de concentração, solução e/ou projeto.
Os temas que demandam mais da minha atenção, vão para minha lista de “to dos” do horário nobre.



ENTENDENDO MELHOR AS PASTAS:


- LER SEMANA: A cada dois dias, reservo um período para ler aqueles assuntos que requerem a minha atenção.
- LER CURIOSIDADE: Normalmente, leio nos finais de semana ou quando estou no modo espera, por exemplo na fila de algum lugar, à toa em algum consultório, etc.
- ESTA SEMANA: essa caixa é importante, mas não urgente. São assuntos que não precisam de ação imediata, mas que, sim, precisam ser respondidos ou direcionados. Gosto de revisar esses e-mails sem a pressão do tempo, sem que entre na rotina da minha semana. Então faço isso entre sexta, sábado ou domingo.


Isso funciona para mim, que trabalho no estilo home-office e as fronteiras do trabalho não se limitam entre segunda e sexta, das 8h às 17h, mas entendo que cada um tem uma rotina. O importante é que você possa reservar um momento na sua agenda para resolver tudo o que é importante, mas não é urgente.


Nesse momento, respondo e encaminho, ou organizo os que devem ser tratados ou resolvidos na próxima semana e coloco no dia da semana correspondente.


Tenho uma última premissa…
Procuro mandar os e-mails quando acho que é o MELHOR MOMENTO para a pessoa receber.
Isso significa que mensagens enviadas na sexta, no sábado e no domingo, na maioria das vezes, não geram efeito algum.
Então, a partir de sexta, tudo o que escrevo, vou deixando salvo na pasta de draft – rascunho, e na segunda pela manhã disparo todos esses e-mails.



Essa foi uma descrição na íntegra de como gerencio meus e-mails.
Minha sugestão é que você não comece com todas as caixas, mas tente encontrar algumas que possam ajudar.
O primeiro passo é definir as premissas, o que é importante para você nesta gestão.


Você pode ver que os e-mails são apenas uma pequena parcela do meu dia.
O foco não são os e-mails, e sim o que preciso fazer... Espero que tenha aproveitado as dicas!



PARA CONCLUIR, FICA A DICA:

Nos processos internos da 4BeBetter, abolimos as mensagens por e-mail.
Tudo fica no Evernote, que está integrado entre todos e em todos os dispositivos (desktop, laptop, celulares, etc.).

Você não imagina o quanto isso aumentou a nossa produtividade, mas esse é um assunto para outro artigo…



Se quiser ajuda para entender a sua realidade e criar uma forma de gestão:
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